Privacyverklaring

Epistola Nederland B.V. (KVK-nummer 42127724) is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die in deze verklaring staan. Voor vragen over privacy bereikt u ons via privacy@epistola.app.

Deze verklaring gaat over onze website epistola.app, Epistola-accounts (auth.epistola.app) en de openbare demo-omgevingen (demo.epistola.app en valtimo.demo.epistola.app). Ze geldt niet voor installaties van Epistola die organisaties zelf draaien of die wij voor klanten hosten; die staan hieronder bij Zelf hosten en hosting voor klanten.

Om u een pagina te tonen, stuurt uw browser ons technische gegevens, zoals uw IP-adres, de pagina die u opvraagt en uw type browser. Wij gebruiken die om de website te leveren en veilig en werkend te houden, niet om een profiel van u te maken.

De website draait op onze servers bij Hetzner in Duitsland. Wij doen dit op basis van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige website die werkt.

Wij gebruiken Simple Analytics om te zien hoeveel mensen de website bezoeken, welke pagina’s zij bekijken, waar zij vandaan komen en welke soorten apparaten zij gebruiken. Simple Analytics gebruikt geen cookies en maakt geen bezoekersprofielen. De statistieken lopen via onze eigen server, die uw IP-adres en type browser doorgeeft aan Simple Analytics, zodat die bots kan uitfilteren en het land van een bezoek kan inschatten. Volgens Simple Analytics slaat het geen IP-adressen op.

Ook registreren wij fouten die in uw browser op onze website optreden, zoals een video die niet laadt, zodat wij die kunnen oplossen. Een foutmelding bevat het soort fout, de pagina en het webadres zonder gevoelige waarden. Er staan geen cookies, formulierinvoer, accountgegevens of inloggegevens in, en ook foutmeldingen worden door Simple Analytics verwerkt.

Wij doen dit op basis van ons gerechtvaardigd belang om te begrijpen hoe de website wordt gebruikt en om die werkend te houden.

U heeft een Epistola-account nodig voor de demo-omgevingen en voor een deel van het leermateriaal. Accounts staan in onze eigen inlogdienst op auth.epistola.app, die op onze servers in Duitsland draait.

Voor uw account bewaren wij:

• uw e-mailadres;
• hoe u inlogt: een wachtwoord (alleen opgeslagen als onleesbare hash) of een passkey;
• andere gegevens die u invult bij het aanmaken van het account, zoals een naam.

Wij gebruiken dit om u te laten inloggen, om u toegang te geven tot de demo’s en het leermateriaal die bij uw account horen, en om de dienst veilig te houden. Wij doen dit omdat u ons om een account heeft gevraagd. Als u op onze website inlogt, plaatsen wij cookies die u ingelogd houden; zie Cookies en opslag in uw browser.

Wilt u uw account laten verwijderen? Mail naar privacy@epistola.app.

De demo-omgevingen zijn live applicaties die bezoekers met elkaar delen. Gebruikt u ze met uw Epistola-account, dan krijgt u een eigen werkruimte. De naam daarvan is gebaseerd op een deel van uw e-mailadres, en wat u daar maakt, zoals templates en gegenereerde documenten, wordt in de demo opgeslagen.

De demo’s zijn alleen bedoeld om Epistola uit te proberen. Voer geen persoonsgegevens, vertrouwelijke informatie of echte productiegegevens in. Demo-omgevingen en alles daarin kunnen op elk moment en zonder aankondiging worden gereset of verwijderd.

Ons contactformulier wordt geleverd door Tally. Wat u invult, zoals uw naam, e-mailadres en bericht, wordt door Tally opgeslagen en naar ons gestuurd. Als u ons mailt, ontvangen wij uw e-mailadres en bericht.

Wij gebruiken dit alleen om u te antwoorden en, als u daarom vraagt, om verder contact met u te hebben. Wij doen dit op basis van ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden, of om op uw verzoek stappen te zetten richting een overeenkomst.

Wij gebruiken geen advertentie- of trackingcookies. De website plaatst alleen cookies die nodig zijn, bijna allemaal wanneer u inlogt:

Cookie	Wat het doet	Hoe lang
__Host-ep1	Houdt u ingelogd	15 minuten, verlengd zolang u de site gebruikt
__Secure-ep2	Verlengt uw inlog zonder opnieuw om uw wachtwoord te vragen	30 dagen
__Secure-ep3	Beveiligt de stap van inloggen of een account aanmaken	Maximaal 1 uur
__Secure-ep4	Zorgt dat wij u ook bij onze inlogdienst kunnen uitloggen	30 dagen
ep0	Vertelt de pagina dat u mogelijk bent ingelogd, zodat de inlogknop niet kort verschijnt	30 dagen
__Secure-epmedia	Laat onze videoserver controleren of u beveiligde video’s mag bekijken. Bevat uw account-ID en toegangsniveau	Maximaal 1 uur

De inhoud van deze cookies is versleuteld, behalve de videocookie; die is ondertekend, zodat hij niet kan worden aangepast.

Daarnaast gebruikt de website de lokale opslag van uw browser om uw lichte of donkere weergave te onthouden, en uw voortgang in interactieve trainingslessen.

Dit alles is nodig om de website te laten werken of bewaart alleen uw eigen keuzes. Daarom vragen wij hiervoor geen toestemming.

Wij gebruiken deze aanbieders om de website en onze diensten te laten draaien:

• Hetzner (Duitsland): servers voor de website, Epistola-accounts en de demo-omgevingen.
• Simple Analytics (Nederland): bezoekersstatistieken en foutmeldingen.
• Tally (België): het contactformulier.
• Bunny (Slovenië): levert video’s, ondertiteling en afbeeldingen van media.epistola.app via servers over de hele wereld.
• jsDelivr: levert het script van de videospeler via servers over de hele wereld.

Als uw browser een video of de videospeler laadt, ontvangt de aanbieder die het levert uw IP-adres, zoals bij elk verzoek op internet.

Organisaties die Epistola zelf draaien, bepalen zelf welke gegevens zij ermee verwerken en zijn daarvoor verantwoordelijk. Wij hebben geen toegang tot die installaties.

Als wij Epistola voor een klant hosten, is de klant verantwoordelijk voor de documenten en gegevens die daarin worden verwerkt, en verwerken wij die alleen in opdracht van de klant. Een aparte verwerkersovereenkomst legt de details vast, waaronder hoe lang gegevens worden bewaard en waar ze worden gehost.

U kunt ons vragen de persoonsgegevens in te zien die wij van u hebben, en ze te laten corrigeren of verwijderen. Ook kunt u bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, ons vragen de verwerking te beperken, of een kopie van uw gegevens in een gangbaar formaat opvragen.

Stuur uw verzoek naar privacy@epistola.app. Wij reageren binnen een maand.

Vindt u dat wij niet goed met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan laat zien wanneer ze voor het laatst is gewijzigd.