Gebruik het document in een zaak
Gebruikers moeten met gegenereerde documenten werken in het taak- of zaakscherm waar ze al besluiten nemen — niet in een aparte applicatie. Dat scherm is een Valtimo-zaaktaak: Valtimo beheert de zaak en de taken, en Epistola levert het document.
Previewen voordat je genereert
Een taak kan een preview tonen voordat het officiële document bestaat. Die preview is een echte weergave van de huidige zaakgegevens door de template, zodat de gebruiker ziet hoe het document eruit komt te zien en de invoer nog kan corrigeren voordat er iets wordt gegenereerd. Hij is voorzien van een watermerk en wordt niet opgeslagen: er wordt niets gegenereerd, er ontstaat geen job, en de preview komt niet in de generatiegeschiedenis.
Dat is iets anders dan de preview in de editor, die tijdens het bouwen van een template een concept met voorbeelddata toont. De taakpreview werkt vanuit de zaak; de editorpreview werkt vanuit de template.
Veelgebruikte taakfuncties
- Toon een preview voordat het officiële document wordt gegenereerd.
- Laat de gebruiker genereren of het proces vervolgen.
- Toon de gegenereerde PDF inline.
- Bied een downloadknop wanneer de gebruiker het bestand nodig heeft.
- Stuur mislukte documenten naar een retry- of reviewtaak.
Drie componenten dekken deze functies: de preview, de documentweergave en het retryformulier, alle drie op het taakformulier. De overige twee zijn proceswerk — generatie loopt als servicetaak, en een mislukking naar een retry- of reviewtaak sturen is een beslissing in het procesmodel. De preview heeft ergens in het proces een generate-document-stap nodig, en meldt het duidelijk wanneer die er niet is of wanneer het component buiten een user task wordt geopend.
Wat de taakcomponenten tonen
De documentviewer kent twee bruikbare toestanden: de PDF, of niets. Zolang de generatie nog loopt valt er niets te tonen, en een mislukte generatie laat ook geen document achter. De viewer behandelt beide hetzelfde en meldt dat het document nog niet is gegenereerd, dus routeer de uitkomst in het proces in plaats van van de viewer te verwachten dat die een fout meldt.
Een retrytaak is de uitzondering. Die bevat de reden waarom de generatie mislukte en biedt de velden die de gebruiker kan herstellen, met een live preview van het resultaat.
Goede reviewflow
Toon het document, de zaak waar het bij hoort en de volgende actie voor de gebruiker. Laat technische document IDs of achtergrondstatus alleen zien wanneer de gebruiker een probleem onderzoekt.
Toegangscontrole
Valtimo bepaalt wie de zaaktaak mag zien of uitvoeren. Epistola genereert de PDF; het vervangt geen zaakautorisatie.
Die grens wordt afgedwongen en niet aangenomen. De endpoints voor document, preview en retry die een taakformulier aanroept hebben zelf geen zaakverwijzing: ze leiden de zaak af uit de taak waarmee de gebruiker bezig is, en weigeren het verzoek wanneer de gebruiker die taak niet mag zien.