Maak een template
Een template is het startpunt voor één documenttype: een besluitbrief, factuur, vergunning of bevestiging. Het bevat alles wat nodig is om dat document te maken — de opmaak, de verwachte data en de presentatievarianten voor verschillende talen of huisstijlen.
Om te beginnen is er weinig nodig: een duidelijke naam. De rest maakt Epistola aan, zodat je direct in de editor verder kunt.
Stappen
- Open de tenant waar het document bij hoort.
- Ga naar Templates.
- Kies Nieuwe template.
- Vul een naam in die een businessgebruiker herkent.
- Open de template en voeg de informatie toe die het document nodig heeft.
- Bewaar minimaal één realistisch voorbeeld.
Wat Epistola met de template aanmaakt
Een nieuwe template is nooit leeg. Bij het aanmaken worden ook gemaakt:
- een eerste variant, gemarkeerd als de standaardpresentatie van het document;
- een leeg concept-datacontract dat de data gaat beschrijven die het document verwacht;
- een eerste concept-versie van die variant.
Je kunt meteen de editor openen en details later verfijnen. Tot je publiceert blijft het werk in concepten. Andere systemen krijgen standaard de laatst gepubliceerde versie; vragen ze een omgeving op, dan krijgen ze de versie die je daar hebt gezet, en noemen ze een specifieke versie, dan kunnen ze die renderen ook als het nog een concept is.
Verwachte data en voorbeelden
Het datacontract beschrijft wat het document verwacht: ontvanger, kenmerk, datums, besluiten, regels. Het is een JSON Schema waarvan de root altijd een object is, en veldnamen moeten geschikt zijn voor expressies: ze beginnen met een letter of underscore en bevatten alleen letters, cijfers en underscores.
Zonder minimaal één opgeslagen voorbeeld kun je geen templateversie publiceren, en het laatste voorbeeld kan niet worden verwijderd voordat je een nieuw voorbeeld bewaart. Voorbeelden maken ontwerp en preview mogelijk: ze tonen een realistisch document in plaats van een leeg exemplaar. Het blijven testgegevens — Epistola zet er nooit echte gebruikersdata in.
Namen en identifiers
De naam is voor mensen: maximaal 100 tekens en later aanpasbaar. Daarachter zit een technische identifier die de API en integraties aanspreken: 3 tot 50 tekens, beginnend met een kleine letter, met cijfers en koppeltekens toegestaan. Zodra integraties ervan afhangen, behandel je hem als vast.
Template of variant?
Houd één template per documenttype aan. Zodra hetzelfde document een andere taal, huisstijl, kanaal of layout nodig heeft, voeg je een variant toe in plaats van een nieuwe template: elke variant deelt het datacontract van de template, dus de data blijft gelijk terwijl de presentatie verandert.
Maak alleen een aparte template als het document zelf anders is — een ander doel, een andere eigenaar of een ander goedkeuringsproces.
Themes
De presentatie komt uit een theme: typografie, kleuren, papierformaat en marges. Een template kiest een standaardtheme, en één variant kan die overschrijven wanneer bijvoorbeeld één merk zijn eigen uitstraling nodig heeft. Epistola bepaalt het theme per variant, van meest specifiek naar minst specifiek:
- de eigen theme-overschrijving van de variant;
- het standaardtheme van de template;
- het standaardtheme van de tenant.
Als geen van deze is ingesteld, gelden de ingebouwde standaardwaarden: A4, marges van 20 mm en een ingebouwd lettertype dat compatibel is met Helvetica.
Wat er daarna gebeurt
Open de editor en bouw het document: tekst, tabellen, voorwaardelijke blokken, herhalingen, kop- en voetteksten. Als het resultaat klopt, publiceer je een versie en zet je die op een omgeving zoals staging of productie. Publiceren bevriest het theme en de opmaak, zodat hetzelfde document later reproduceerbaar is, en gebeurt vaak door een andere rol dan het maken van de template.