Documentgericht vs. zaakgericht werken

De oude manier: documenten sturen het proces

Bij documentgericht werken is het document het proces. Een Word-bestand wordt aangemaakt, rondgemaild, bewerkt, geprint, ondertekend, gescand en gearchiveerd. Het document draagt de status — als je het bestand kwijtraakt, raak je het proces kwijt.

Dit werkt totdat het niet meer werkt. Versieverwarring, zoekgeraakte bijlagen, onduidelijk eigenaarschap en geen audittrail zijn eerder regel dan uitzondering.

De nieuwe manier: het proces stuurt de documenten

Bij zaakgericht werken staat de zaak centraal. Een zaak heeft een gedefinieerde levenscyclus, duidelijke statussen en gestructureerde data. Documenten zijn outputs van dat proces — gegenereerd wanneer nodig, gekoppeld aan de zaak en opgeslagen op een gestandaardiseerde manier via de Documenten API.

Het document draagt niet langer de status. Het proces doet dat.

Waar Epistola past

Epistola is gebouwd voor het zaakgerichte model. Het slaat geen documenten permanent op en beheert geen zaken. In plaats daarvan neemt het gestructureerde zaakdata, rendert een template en geeft het resultaat terug aan uw zaakafhandelsysteem.

• Input: zaakdata + template van uw workflowengine.
• Output: een gegenereerde PDF, tijdelijk opgeslagen en geregistreerd in de Documenten API.

Documenten worden een voorspelbaar, herhaalbaar artefact van uw proces — niet het proces zelf.

Benieuwd hoe dit in de praktijk werkt? Bekijk de architectuurflow op onze homepage.